Belgian Companies and Associations Code, Book 2, Arts. 2:1 to 2:33: common provisions: name, registered office, formation and publication
Pre-incorporation commitments, the name and the registered office, the deed of incorporation, legal personality, the file at the enterprise court registry, publication in the Belgian Official Gazette, branches of foreign legal persons, website, e-mail and language. Full English translation, with the French original under every paragraph.
Part 2 of 12 of the English translation of the Belgian Code of Companies and Associations. The overview has the card, a summary, our commentary and the amendment history.
Full text in English
Book 2 – Provisions common to the legal persons governed by this CodeLIVRE 2 – Dispositions communes aux personnes morales régies par le présent code
Title 1 – General provisionTITRE 1er – Disposition générale
Article 2:1Scope of Book 2
The provisions of this Book apply to all legal persons governed by this Code, in so far as the following Books do not derogate from them.
Original (French)
Les dispositions du présent livre s'appliquent à toutes les personnes morales régies par le présent code, pour autant qu'il n'y soit pas dérogé par les livres qui suivent.
Title 2 – Commitments made on behalf of a legal person in formationTITRE 2 – Engagements pris au nom d'une personne morale en formation
Article 2:2Pre-incorporation commitments and their takeover
Unless otherwise agreed, persons who have entered into a commitment, in any capacity whatsoever, on behalf of a legal person in formation and before it acquires legal personality are personally and jointly and severally liable for that commitment, unless legal personality was acquired within two years of the commitment arising and the legal person took over those commitments within three months of acquiring legal personality. Commitments taken over by the legal person are deemed to have been entered into by it from the outset.
Original (French)
A défaut de convention contraire, ceux qui, au nom d'une personne morale en formation, et avant l'acquisition par celle-ci de la personnalité juridique, ont pris un engagement à quelque titre que ce soit, en sont personnellement et solidairement responsables, sauf si la personnalité juridique a été acquise dans les deux ans de la naissance de l'engagement et si la personne morale a repris ces engagements dans les trois mois de l'acquisition de la personnalité juridique. Les engagements repris par la personne morale sont réputés avoir été contractés par celle-ci dès l'origine.
Title 3 – The name and registered office of a legal personTITRE 3 – La dénomination et le siège d'une personne morale
Article 2:3Name of a legal person and misuse of legal form
Every legal person must be designated by a name that differs from that of any other legal person.
If the name is identical to another, or if the resemblance may cause confusion, any interested party may have it changed and claim damages, where appropriate.
A legal person may not use, in its name or otherwise, a legal form other than the one it has validly adopted. In the event of non-compliance with this rule, any interested party may ask the enterprise court of the registered office of the legal person to order that such use cease.
Original (French)
Chaque personne morale doit être désignée par une dénomination qui diffère de celle de toute autre personne morale.
Si la dénomination est identique à une autre, ou si la ressemblance peut induire en erreur, tout intéressé peut la faire modifier et réclamer des dommages-intérêts, s'il y a lieu.
Une personne morale ne peut faire usage dans sa dénomination ni autrement d'une autre forme légale que celle qu'elle a valablement adoptée. En cas de non-respect de cette règle, tout intéressé peut demander au tribunal de l'entreprise du siège de la personne morale d'ordonner la cessation de cet usage.
Notwithstanding any provision to the contrary, the founders of a company or, in the event of a subsequent change of name, the members of the management body are jointly and severally liable to interested parties for the damages referred to in paragraph 1, second subparagraph.
Original (French)
Nonobstant toute disposition contraire, les fondateurs d'une société, ou en cas de modification ultérieure de la dénomination, les membres de l'organe d'administration sont tenus solidairement envers les intéressés des dommages-intérêts visés au paragraphe 1er, alinéa 2.
Article 2:4Registered office and its transfer
The articles of association must state the Region in which the registered office of the legal person is located. They may also state the address at which the registered office of the legal person is located.
The management body has the power to transfer the registered office of the legal person within Belgium, in so far as such a transfer does not require the language of the articles of association to be changed under the applicable language legislation. That decision of the management body does not require an amendment of the articles of association, unless the address of the legal person appears in them or the registered office is transferred to another Region. In the latter cases, the management body has the power to amend the articles of association.
The articles of association may exclude or limit the power of the management body provided for in the second subparagraph.
If, because of the transfer of the registered office, the language of the articles of association must be changed, only the general meeting has the power to take that decision, subject to compliance with the rules laid down for amending the articles of association.
Notwithstanding any provision to the contrary, legal persons are required to amend their articles of association or to carry out publication formalities following an administrative change of the address of their registered office or branch only on the occasion of the first amendment of their articles of association after publication of the ex officio change referred to in Article III.42/1, second subparagraph, of the Code of Economic Law.
Original (French)
Les statuts doivent indiquer la Région dans laquelle le siège de la personne morale est établi. Ils peuvent aussi indiquer l'adresse à laquelle le siège de la personne morale est établi.
L'organe d'administration a le pouvoir de déplacer le siège de la personne morale en Belgique, pour autant que pareil déplacement n'impose pas la modification de la langue des statuts en vertu de la règlementation linguistique applicable. Cette décision de l'organe d'administration n'impose pas de modification des statuts, à moins que l'adresse de la personne morale ne figure dans ceux-ci ou que le siège soit transféré vers une autre Région. Dans ces derniers cas, l'organe d'administration a le pouvoir de modifier les statuts.
Les statuts peuvent exclure ou limiter le pouvoir de l'organe d'administration prévu à l'alinéa 2.
Si en raison du déplacement du siège la langue des statuts doit être modifiée, seule l'assemblée générale a le pouvoir de prendre cette décision moyennant le respect des règles prescrites pour la modification des statuts.
Nonobstant toute disposition contraire, les personnes morales ne sont tenues de procéder à la modification de leurs statuts ou à des formalités de publicité suite à la modification administrative d'adresse de leur siège ou succursale qu'à l'occasion de la première modification de leurs statuts suivant la publication de la modification d'office visée à l'article III.42/1, alinéa 2, du Code de droit économique.
Title 4 – Formation and publication formalitiesTITRE 4 – Constitution et formalités de publicité
Chapter 1 – Form of the deed of incorporationCHAPITRE 1er – Forme de l'acte constitutif
Article 2:5Required form of incorporation and amendment
Amended by: Law of 13 April 2019; Law of 28 April 2020; Law of 19 January 2022
General partnerships, limited partnerships and European economic interest groupings must, on pain of nullity, be formed by notarial deed or by private deed, in the latter case in compliance with Article 8.20 of the Civil Code.
Private limited liability companies, cooperative companies, public limited companies, European companies and European cooperative societies must, on pain of nullity, be formed by notarial deed.
For the companies to which they apply, the particulars mentioned in Article 2:8, § 2, 1°, 3°, 5°, 7°, 8°, 9°, 11°, 12°, 13° and 15°, a) and b), are included in the articles of association of the company. The particulars mentioned in Article 2:8, § 2, 2°, 4°, 6°, 10° and 14°, may be included in the other provisions of the deed of incorporation.
Original (French)
Les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite et les groupements européens d'intérêt économique sont, à peine de nullité, constitués par acte authentique ou sous signature privée, en se conformant, dans ce dernier cas, à l'article 8.20 du Code civil.
Les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés coopératives, les sociétés anonymes, les sociétés européennes et les sociétés coopératives européennes sont, à peine de nullité, constituées par acte authentique.
Pour les sociétés auxquelles elles s'appliquent, les données mentionnées à l'article 2:8, § 2, 1°, 3°, 5°, 7°, 8°, 9°, 11°, 12°, 13° et 15°, a) et b)°, sont reprises dans les statuts de la société. Les données mentionnées à l'article 2:8, § 2, 2°, 4°, 6°, 10° et 14°, peuvent être reprises dans les autres dispositions de l'acte constitutif.
ASBLs must, on pain of nullity, be formed by notarial deed or by private deed. In the latter case, by way of derogation from Article 8.20 of the Civil Code, the deed need be drawn up in only two originals.
The particulars mentioned in Article 2:9, § 2, 2°, 3°, 4°, 5°, 6°, 7°, a) and b), 8°, 9° and 10°, are included in the articles of association of the ASBL. The particulars mentioned in Article 2:9, § 2, 1°, 7°, c), 11° and 12°, may be included in the other provisions of the deed of incorporation.
Original (French)
Les ASBL sont, à peine de nullité, constituées par acte authentique ou sous signature privée. Dans ce dernier cas, l'acte doit être dressé en deux originaux seulement, par dérogation à l'article 8.20 du Code civil.
Les données mentionnées à l'article 2:9, § 2, 2°, 3°, 4°, 5°, 6°, 7°, a) et b), 8°, 9° et 10°, sont reprises dans les statuts de l'ASBL. Les données mentionnées à l'article 2:9, § 2, 1°, 7°, c), 11° et 12°, peuvent être reprises dans les autres dispositions de l'acte constitutif.
AISBLs and foundations must, on pain of nullity, be formed by notarial deed. If the foundation is formed by will, the foundation may receive testamentary gifts notwithstanding Article 4.137, second subparagraph, of the Civil Code.
The particulars mentioned in Article 2:10, § 2, 2°, 3°, 4°, 5°, 6°, 7°, a), b) and c), 8° and 9°, are included in the articles of association of the AISBL. The particulars mentioned in Article 2:10, § 2, 1°, 7°, d), 10° and 11°, may be included in the other provisions of the deed of incorporation.
The particulars mentioned in Article 2:11, § 2, 2° to 6°, are included in the articles of association of the foundation. The particulars mentioned in Article 2:11, § 2, 1°, 7° and 8°, may be included in the other provisions of the deed of incorporation.
Original (French)
Les AISBL et les fondations sont, à peine de nullité, constituées par acte authentique. Si la constitution de la fondation prend la forme d'un testament, la fondation peut recevoir des dons par testament nonobstant l'article 4.137, alinéa 2, du Code civil.
Les données mentionnées à l'article 2:10, § 2, 2°, 3°, 4°, 5°, 6°, 7°, a), b) et c), 8° et 9°, sont reprises dans les statuts de l'AISBL. Les données mentionnées à l'article 2:10, § 2, 1°, 7°, d), 10° et 11°, peuvent être reprises dans les autres dispositions de l'acte constitutif.
Les données mentionnées à l'article 2:11, § 2, 2° à 6°, sont reprises dans les statuts de la fondation. Les données mentionnées à l'article 2:11, § 2, 1°, 7° et 8°, peuvent être reprises dans les autres dispositions de l'acte constitutif.
Any amendment of the articles of association must, on pain of nullity, be made in the form required for the deed of incorporation.
By way of derogation from the first subparagraph:
1° in the case of an AISBL, only an amendment of the elements referred to in Article 2:10, § 2, 6°, 8° and 9°, is recorded by notarial deed;
2° in the case of a foundation, only an amendment of the elements referred to in Article 2:11, § 2, 4°, a) and b), to 6°, is recorded by notarial deed, as well as, in the case of a private foundation, an amendment of the particulars referred to in Article 2:11, § 2, 3°.
In the case of an AISBL and of a public-benefit foundation, any amendment of the particulars included under Articles 2:10, § 2, 3°, and 2:11, § 2, 3°, must be approved by the King.
Original (French)
Toute modification des statuts doit, à peine de nullité, être faite en la forme requise pour l'acte constitutif.
Par dérogation à l'alinéa 1er:
1° dans le cas d'une AISBL, seule la modification des éléments visés à l'article 2:10, § 2, 6°, 8° et 9°, est constatée par acte authentique;
2° dans le cas d'une fondation, seule la modification des éléments visés à l'article 2:11, § 2, 4°, a) et b), à 6°, est constatée par acte authentique , ainsi que, dans le cas d'une fondation privée, les données visées à l'article 2:11, § 2, 3°.
Dans le cas d'une AISBL et d'une fondation d'utilité publique, toute modification des mentions reprises aux articles 2:10, § 2, 3°, et 2:11, § 2, 3°, doit être approuvée par le Roi.
Chapter 2 – Acquisition of legal personalityCHAPITRE 2 – Acquisition de la personnalité juridique
Article 2:6When legal persons acquire legal personality
Amended by: Law of 28 April 2020
Companies acquire legal personality from the day on which the documents referred to in Article 2:8, § 1, first subparagraph, 1°, 2° and 5°, a), are filed. However, the European company, the European cooperative society and the European economic interest grouping acquire legal personality on the day of their registration in the register of legal persons, a directory of the Crossroads Bank for Enterprises, in accordance with Article 2:7, § 1, second subparagraph.
Note. Article 2:7, § 1, second subparagraph, states the purpose of the file of the legal person; registration in the register of legal persons is provided for in Article 2:7, § 1, third subparagraph. The reference should read “third subparagraph”.
Original (French)
Les sociétés acquièrent la personnalité juridique à compter du jour du dépôt des documents visés à l'article 2:8, § 1er, alinéa 1er, 1°, 2° et 5°, a). Toutefois, la société européenne, la société coopérative européenne et le groupement européen d'intérêt économique acquièrent la personnalité juridique le jour de leur inscription au registre des personnes morales, répertoire de la Banque-Carrefour des Entreprises, conformément à l'article 2:7, § 1er, alinéa 2.
ASBLs acquire legal personality from the day on which the documents referred to in Article 2:9, § 1, 1°, 3° and 4°, are filed.
Original (French)
Les ASBL acquièrent la personnalité juridique à compter du jour où est effectué le dépôt des documents visés à l'article 2:9, § 1er, 1°, 3° et 4°.
AISBLs acquire legal personality on the date of the royal decree recognising them. For that purpose, the deed of incorporation is sent to the Minister responsible for Justice together with the application for the grant of legal personality and for approval of the articles of association. Legal personality is granted if the object of the AISBL meets the conditions referred to in Article 10:1, and provided that the purpose or object for which it is formed, or its actual purpose or object, does not contravene the law or public policy.
Original (French)
Les AISBL acquièrent la personnalité juridique à la date de l'arrêté royal portant leur reconnaissance. A cette fin, l'acte constitutif est communiqué au ministre qui a la Justice dans ses attributions avec la demande d'octroi de la personnalité juridique et d'approbation des statuts. La personnalité juridique sera accordée si l'objet de l'AISBL répond aux conditions visées à l'article 10:1 , et à condition que le but ou l'objet en vue duquel elle est constituée, ou son but ou son objet réel, ne contreviennent pas à la loi ou à l'ordre public.
Private foundations acquire legal personality from the day on which the documents referred to in Article 2:11, § 1, 1°, 3° and 4°, are filed.
Public-benefit foundations acquire legal personality on the date of the royal decree recognising them. For that purpose, the deed of incorporation is sent to the Minister responsible for Justice together with the application for the grant of legal personality and for approval of the articles of association. Legal personality is granted if the object of the public-benefit foundation meets the conditions referred to in Article 11:1.
Original (French)
Les fondations privées acquièrent la personnalité juridique à compter du jour où est effectué le dépôt des documents visés à l'article 2:11, § 1er, 1°, 3° et 4°.
Les fondations d'utilité publique acquièrent la personnalité juridique à la date de l'arrêté royal portant leur reconnaissance. A cette fin, l'acte constitutif est communiqué au ministre qui a la Justice dans ses attributions avec la demande d'octroi de la personnalité juridique et d'approbation des statuts. La personnalité juridique sera accordée si l'objet de la fondation d'utilité publique répond aux conditions visées à l'article 11:1.
Chapter 3 – Publication formalitiesCHAPITRE 3 – Formalités de publicité
Section 1 – Belgian legal personsSection 1re – Personnes morales belges
Sub-section 1 – The file of the legal personSous-section 1re – Le dossier de la personne morale
Article 2:7File of the legal person at the court registry
Amended by: Law of 12 July 2021; Law of 19 December 2023
Without prejudice to paragraph 2 (…), a file is kept for each legal person at the registry of the enterprise court of the place where the legal person has its registered office.
The file referred to in the first subparagraph is intended to enable third parties dealing with any legal person to verify that it has been lawfully formed, that it is entitled to carry on its activities, that its representative bodies have the power to bind it and, in the case of a company, whether or not the partners or shareholders have unlimited liability. It must also enable any interested party to hold liable the members of the bodies responsible for the management, supervision or audit of legal persons.
The legal person is entered in the register of legal persons (RPM), a directory of the Crossroads Bank for Enterprises (CBE).
Original (French)
Sans préjudice du paragraphe 2 (…), il est tenu, pour chaque personne morale, un dossier au greffe du tribunal de l'entreprise du siège de la personne morale.
Le dossier visé à l'alinéa 1er tend à permettre aux tiers avec lesquels toute personne morale traite de vérifier que celle-ci est légalement constituée, qu'elle a le droit d'exercer ses activités, que ses organes de représentation ont le pouvoir de l'engager, et, dans une société, si les associés ou actionnaires ont une responsabilité illimitée ou non. Il doit aussi permettre à tout intéressé de mettre en cause la responsabilité des membres des organes chargés de l'administration, de la surveillance ou du contrôle des personnes morales.
La personne morale est inscrite au registre des personnes morales, répertoire de la Banque-Carrefour des Entreprises.
The documents referred to in Articles 2:8, 2:9, 2:10 and 2:11 that are filed electronically are stored, together with metadata, in an electronic database system which forms part of the file of the legal person and is managed by the Royal Federation of Belgian Notaries (FEDNOT). On the basis of a protocol with FEDNOT, the FPS Justice will co-finance the costs of managing the aforementioned electronic database system.
The metadata referred to in the first subparagraph that relate to personal data and are necessary to achieve the purposes referred to in paragraph 1, second subparagraph, are:
1° data relating to the language of the document;
2° the necessary identification data of the parties listed in the deed of incorporation, including, where they have one, their national number or their identification number in the bis register assigned under Article 4, § 2, of the Law of 15 January 1990 on the establishment and organisation of a Crossroads Bank for Social Security;
3° the necessary identification data of the persons mentioned in the filed document, including, where they have one, their national number or their identification number in the bis register assigned under Article 4, § 2, of the Law of 15 January 1990 on the establishment and organisation of a Crossroads Bank for Social Security, who are:
a) authorised to manage and represent the legal person and, where applicable, of the members of the supervisory board or of the liquidator;
b) in charge of day-to-day management.
The King determines the exact data referred to in the second subparagraph that are recorded in the electronic database system, as well as the metadata referred to in the first subparagraph that are not linked to personal data.
For notarial deeds executed in Belgium and for documents that must be filed together with a notarial deed, the electronic file is linked to their storage in the Notarial Deeds Bank.
Original (French)
Les documents visés aux articles 2:8, 2:9, 2:10 et 2:11, qui sont déposés par voie électronique, sont conservés, ensemble avec des métadonnées, dans un système de base de données électronique qui fait partie du dossier de la personne morale et qui est géré par la Fédération Royale du Notariat belge. Sur la base d'un protocole avec FEDNOT, le Service public fédéral Justice cofinancera les coûts de gestion du système de base de données électronique susmentionné.
Les métadonnées visées à l'alinéa 1er ayant trait à des données à caractère personnel, nécessaires pour atteindre les finalités visées au paragraphe 1er, alinéa 2, sont:
1° les données relatives à la langue du document;
2° les données d'identification nécessaires des parties énumérées dans l'acte constitutif, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale;
3° les données d'identification nécessaires des personnes mentionnées dans le document déposé, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale:
a) habilitées à administrer et à représenter la personne morale et, le cas échéant, des membres du conseil de surveillance, ou du liquidateur;
b) déléguées à la gestion journalière.
Le Roi détermine les données exactes visées à l'alinéa 2 qui sont enregistrées dans le système de base de données électronique, ainsi que les métadonnées visées à l'alinéa 1er sans lien avec des données à caractère personnel.
Pour les actes notariés reçus en Belgique et les documents qui doivent être déposés en même temps qu'un acte authentique, le dossier électronique est rattaché à leur conservation dans la Banque des actes notariés.
The King determines the arrangements for compiling the file and the form in which deeds, extracts and decisions must be filed, as well as the amount of the fee charged to the person concerned. He also determines the arrangements for the automated processing of the data in the file and for linking the data files. Under the conditions determined by the King, copies have the same evidential value as the original documents and may be substituted for them.
The King determines the arrangements for entering legal persons and other relevant data in the Crossroads Bank for Enterprises.
Original (French)
Le Roi détermine les modalités de constitution du dossier et la forme sous laquelle les actes, extraits et décisions doivent être déposés, ainsi que le montant de la redevance imputée à l'intéressé. Il détermine également les modalités du traitement automatisé des données du dossier, ainsi que de la mise en relation des fichiers de données. Aux conditions déterminées par le Roi, les copies font foi comme les documents originaux et peuvent leur être substituées.
Le Roi détermine les modalités d'inscription des personnes morales et d'autres données pertinentes à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Personal data are kept for no longer than is necessary for the purposes for which they are recorded and in accordance with the arrangements laid down in this Code.
Original (French)
Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées et selon les modalités déterminées dans le présent code.
Each founder, partner, shareholder or member and, without prejudice to Article 2:54, each member of a management body, person in charge of day-to-day management, statutory auditor (commissaire), liquidator or provisional administrator may elect domicile at the place where he or she carries on his or her professional activity. In that case, only that address will be disclosed when the file is consulted.
Original (French)
Chaque fondateur, associé, actionnaire ou membre, et, sans préjudice de l'article 2:54, chaque membre d'un organe d'administration, délégué à la gestion journalière, commissaire, liquidateur ou administrateur provisoire peut élire domicile au lieu où il poursuit son activité professionnelle. Dans ce cas, seule cette adresse sera communiquée en cas de consultation du dossier.
Article 2:8Documents to be filed for companies
Amended by: Law of 13 April 2019; Law of 28 April 2020; Law of 12 July 2021
In order to be placed in the company’s file, the following documents must be filed for companies within thirty days of the date of the final deed, of the pronouncement of the provisionally enforceable judgment or of the date on which the judgment became final (res judicata):
1° a certified copy of the notarial deed of incorporation or a duplicate of the private deed of incorporation;
2° the extract from the deed of incorporation referred to in paragraph 2;
3° a certified copy of the notarial powers of attorney or an original of the private powers of attorney relating to the private deed of incorporation;
4° the first version of the text of the articles of association together with the deed of incorporation, and the updated consolidated text of those articles of association together with each amendment to the articles of association, including, where applicable, any change in the composition of a European economic interest grouping (EEIG);
5° the extract from the deeds relating to the appointment and termination of office of:
a) the persons authorised to manage and represent the company;
b) the statutory auditors;
c) the liquidators;
d) the provisional administrators;
e) the members of the supervisory board;
6° the extract from the court decision that has become final (res judicata) or is provisionally enforceable declaring the nullity or dissolution of the company, and the extract from the court decision reversing that provisionally enforceable judgment;
7° a declaration, signed by the competent bodies of the company, recording:
a) the dissolution of the company;
b) the fact that the office of one of the persons referred to in 5° has ended automatically;
8° the deeds or extracts from deeds whose filing is required by this Code;
9° the deeds amending the provisions of the deeds whose filing is required by this Code;
10° for the European economic interest grouping:
a) the clause exempting a new member from payment of the debts that arose before that member’s admission, where it is included in the instrument of admission;
b) any transfer by a member of all or part of its participation in the European economic interest grouping in accordance with Article 22(1) of Council Regulation (EEC) No 2137/85;
11° where applicable, the provisions of the articles of association delegating the power to represent the company, introduced or amended by a deed subject to the filing referred to in 4°, and, where applicable, the fact that they have been deleted.
The first subparagraph, 1° and 3°, does not apply to the general partnership (SNC) or the limited partnership (SComm).
The extract referred to in the first subparagraph, 5°, contains their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office. Except as regards the statutory auditors, the extract specifies the extent of their powers and the manner in which they are exercised, whether separately, jointly or as a collegial body.
The extract referred to in the first subparagraph, 6°, contains:
a) the name and registered office of the company;
b) the date of the decision and the court that delivered it;
c) where applicable, the surname and first name of the liquidators.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier de la société, les documents suivants sont déposés pour les sociétés dans les trente jours, à compter de la date de l'acte définitif, du prononcé du jugement exécutoire par provision ou de la date à laquelle le jugement est passé en force de chose jugée:
1° une expédition de l'acte constitutif authentique ou un double de l'acte constitutif sous signature privée;
2° l'extrait de l'acte constitutif visé au paragraphe 2;
3° une expédition des procurations authentiques ou un original des procurations sous seing privé relatives à l'acte constitutif sous signature privée;
4° la première version du texte des statuts ainsi que l'acte constitutif, et le texte coordonné de ces statuts mis à jour ainsi que chaque modification des statuts y compris, le cas échéant, tout changement dans la composition d'un groupement européen d'intérêt économique;
5° l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation des fonctions:
a) des personnes autorisées à administrer et à représenter la société;
b) des commissaires;
c) des liquidateurs;
d) des administrateurs provisoires;
e) des membres du conseil de surveillance;
6° l'extrait de la décision judiciaire passée en force de chose jugée ou exécutoire par provision prononçant la nullité ou la dissolution de la société, ainsi que l'extrait de la décision judiciaire réformant le jugement exécutoire par provision précité;
7° une déclaration, signée par les organes compétents de la société, constatant:
a) la dissolution de la société;
b) le fait que la fonction d'une des personnes mentionnées au 5° a pris fin de plein droit;
8° les actes ou extraits d'actes dont le dépôt est prescrit par le présent code;
9° les actes apportant une modification aux dispositions des actes dont le présent code prescrit le dépôt;
10° pour le groupement européen d'intérêt économique:
a) la clause exonérant un nouveau membre du paiement des dettes nées antérieurement à son entrée, lorsqu'elle figure dans l'acte d'admission;
b) toute cession par un membre de sa participation dans le groupement européen d'intérêt économique ou d'une fraction de celle-ci conformément à l'article 22, § 1er, du règlement CEE n° 2137/85;
11° le cas échéant, les dispositions statutaires de délégation du pouvoir de représentation de la société, introduites ou modifiées par un acte faisant l'objet du dépôt visé au 4°, ainsi que, le cas échéant, le fait de leur suppression.
L'alinéa 1er, 1° et 3°, ne sont pas applicables à la société en nom collectif et à la société en commandite.
L'extrait visé à l'alinéa 1er, 5°, contient leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège. L'extrait précise, sauf en ce qui concerne les commissaires, l'étendue de leurs pouvoirs ainsi que les modalités d'exercice de ces derniers, soit séparément, soit conjointement, soit en collège.
L'extrait visé à l'alinéa 1er, 6°, contient:
a) la dénomination et le siège de la société;
b) la date de la décision et le juge qui l'a prononcée;
c) le cas échéant, le nom et prénom des liquidateurs.
The extract from the deed of incorporation referred to in paragraph 1, 2°, of this Article contains:
1° the legal form of the company, its name and an indication of the Region in which the company’s registered office is located;
2° the precise address at which the company’s registered office is located and, where applicable, the company’s e-mail address and website;
3° the duration of the company where it is not unlimited;
4° the surname, first name and domicile of the jointly and severally liable partners, of the founders and of the partners or shareholders who have not yet paid up their contribution; in the latter case, the extract states, for each partner or shareholder, the amount that remains to be paid up;
5° where applicable, the amount of the capital and the amount of the authorised capital;
6° the contributions of the founders and of the subscribers, the amount up to which the contributions have been paid up, where applicable, the conclusions of the report of the registered auditor (réviseur d’entreprises) on the contributions in kind and, in addition, for the limited partnership, the amount of the assets paid up or to be paid up by the limited partners;
7° the beginning and end of each financial year;
8° the provisions on the creation of reserves and on the distribution of the profits and of the liquidation surplus of the company;
9° the method of appointment and termination of office of the persons authorised to manage and represent the company, the extent of their powers and the manner in which they are exercised, whether separately, jointly or as a collegial body, and, where applicable, the extent of the powers of the members of the supervisory board and the manner in which they are exercised;
10° the identity of the persons authorised to manage and represent the company and, where applicable, of the members of the supervisory board and of the statutory auditor;
11° where applicable, a precise description of the purpose or purposes the company pursues in addition to the purpose of distributing or providing a direct or indirect financial benefit to its partners;
12° the designation of the company’s object;
13° the place, day and time of the ordinary general meeting of the partners or shareholders and the conditions for admission to it and for exercising the voting right;
14° the surname, first name and domicile or, for legal persons, the name, legal form, enterprise number and registered office of the proxy holders, the data required by this Code and the relevant provisions of the private or notarial powers of attorney;
15° for the European economic interest grouping:
a) the surname, business name or name, the legal form, the domicile or registered office and, where applicable, the registration number and place of registration of each of the members;
b) where applicable, the clause exempting a new member from payment of the debts that arose before that member’s admission;
c) the clause providing for the appointment of a registered auditor to value contributions other than in cash. The King may, by decree deliberated in the Council of Ministers, determine the categories of European economic interest groupings that are exempt from this formality.
13° and 14° do not apply to the general partnership or the limited partnership.
Original (French)
L'extrait de l'acte constitutif visé au paragraphe 1er, 2°, du présent article contient:
1° la forme légale de la société, sa dénomination et l'indication de la région dans laquelle le siège de la société est établi;
2° la désignation précise de l'adresse à laquelle le siège de la société est établi et, le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de la société;
3° la durée de la société lorsqu'elle n'est pas illimitée;
4° les nom, prénom et domicile des associés solidaires, des fondateurs et des associés ou actionnaires qui n'ont pas encore libéré leur apport; dans ce dernier cas, l'extrait contient pour chaque associé ou actionnaire le montant qui reste à libérer;
5° le cas échéant, le montant du capital et le montant du capital autorisé;
6° les apports des fondateurs et des souscripteurs, le montant pour lequel les apports sont libérés, le cas échéant, les conclusions du rapport du réviseur d'entreprises concernant les apports en nature, et, en outre, pour la société en commandite, le montant des valeurs libérées ou à libérer par les associés commanditaires;
7° le début et la fin de chaque exercice social;
8° les dispositions relatives à la constitution des réserves, à la répartition des bénéfices et du boni de liquidation de la société;
9° le mode de nomination et de cessation de fonctions des personnes autorisées à administrer et à représenter la société, l'étendue de leurs pouvoirs et les modalités d'exercice de ces derniers soit séparément, soit conjointement, soit en collège, et le cas échéant, l'étendue des pouvoirs des membres du conseil de surveillance et les modalités d'exercice de ces derniers;
10° l'identité des personnes autorisées à administrer et à représenter la société et, le cas échéant, des membres du conseil de surveillance et du commissaire;
11° le cas échéant, la description précise du ou des buts qu'elle poursuit en plus du but de distribuer ou procurer à ses associés un avantage patrimonial direct ou indirect;
12° la désignation de l'objet de la société;
13° les lieu, jour et heure de l'assemblée générale ordinaire des associés ou actionnaires ainsi que les conditions d'admission et d'exercice du droit de vote;
14° les nom, prénom et domicile ou, pour les personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège, des mandataires, les données prévues par le présent code ainsi que les dispositions pertinentes des procurations sous signature privée ou authentique;
15° pour le groupement européen d'intérêt économique:
a) les nom, raison sociale ou dénomination, la forme légale, le domicile ou siège et, le cas échéant, le numéro et le lieu d'immatriculation de chacun des membres;
b) le cas échéant, la clause exonérant un nouveau membre du paiement des dettes nées antérieurement à son entrée;
c) la clause prévoyant la désignation d'un réviseur d'entreprises chargé d'évaluer les apports autres qu'en numéraire. Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, déterminer les catégories de groupements européens d'intérêt économique dispensés de cette formalité.
Le 13° et le 14° ne sont pas applicables à la société en nom collectif et à la société en commandite.
In order to be placed in the company’s file, an extract from the terms of issue of securities may be filed. The extract contains at least the name, legal form, enterprise number and registered office of the issuing legal person, a clear identification of the issue and the restrictions on transferability set out in the terms of issue.
Original (French)
Afin d'être versé au dossier de société, un extrait des conditions d'émission des titres peut être déposé. L'extrait contient au moins le nom, la forme légale, le numéro d'entreprise et le siège de la personne morale émettrice, une identification claire de l'émission et les restrictions à la cessibilité figurant dans les conditions d'émission.
For the private limited liability company (SRL) and the public limited company (SA), the holding of all the shares by a single person and the identity of that person must be filed in the company’s file.
Original (French)
Pour la société à responsabilité limitée et la société anonyme, la réunion de toutes les actions entre les mains d'une personne ainsi que l'identité de cette personne doivent être déposées dans le dossier de société.
Article 2:9Documents to be filed for an ASBL
Amended by: Law of 28 April 2020; Law of 12 July 2021
In order to be placed in the association’s file, the following documents must be filed for the non-profit association (ASBL) within thirty days of the date of the final deed, of the pronouncement of the provisionally enforceable judgment or of the time when the judgment became final (res judicata):
1° the deed of incorporation;
2° the first version of the text of the articles of association together with the deed of incorporation, and the updated consolidated text of those articles of association together with each amendment to the articles of association;
3° the extract from the deed of incorporation referred to in paragraph 2;
4° a) the extract from the deeds relating to the appointment and termination of office of the directors and, where applicable, of the persons authorised to represent the ASBL;
b) where applicable, the extract from the deeds relating to the appointment and termination of office of the persons to whom day-to-day management has been delegated;
c) where applicable, the extract from the deeds relating to the appointment and termination of office of the statutory auditors;
5° the decisions relating to the nullity or dissolution of the ASBL, to its liquidation, to the appointment and termination of office of the liquidators, to the terms of liquidation, to the closure or reopening of the liquidation and to the allocation of the assets; court decisions must be filed in the file only if they have become final (res judicata) or are provisionally enforceable;
6° the extract from the decisions referred to in 5°, stating the court, the date and the operative part of the decision;
7° the extract from the deeds and decisions relating to the appointment and termination of office of the liquidators, containing their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office;
8° the annual accounts, drawn up in accordance with Article 3:47;
9° the decisions taken and the deeds executed relating to the conversion of a company or an international non-profit association (AISBL) into an ASBL in accordance with Book 14;
10° amendments to the deeds, documents and decisions referred to in 1°, 4°, 7°, 8° and 9°;
11° where applicable, the provisions of the articles of association delegating the power to represent the ASBL, introduced or amended by a deed subject to the filing referred to in 2°, and, where applicable, the fact that they have been deleted.
The extracts referred to in the first subparagraph, 4°, contain:
a) their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office;
b) where applicable, the extent of their powers of representation and the manner in which they are exercised, whether separately, jointly or as a collegial body.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier de l'association, les documents suivants sont déposés pour l'ASBL, dans les trente jours à compter de la date de l'acte définitif, du prononcé du jugement exécutoire par provision ou du moment où le jugement est passé en force de chose jugée:
1° l'acte constitutif;
2° la première version du texte des statuts ainsi que l'acte constitutif, et le texte coordonné de ces statuts mis à jour ainsi que chaque modification des statuts;
3° l'extrait de l'acte constitutif visé au paragraphe 2;
4° a) l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation de fonctions des administrateurs et, le cas échéant, des personnes habilitées à représenter l'ASBL;
b) le cas échéant, l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation de fonctions des personnes auxquelles la gestion journalière a été déléguée;
c) le cas échéant, l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation de fonctions des commissaires.
5° les décisions relatives à la nullité ou à la dissolution de l'ASBL, à sa liquidation, à la nomination et à la cessation de fonctions des liquidateurs, aux conditions de liquidation, à la clôture ou à la réouverture de la liquidation et à la destination de l'actif; les décisions judiciaires ne doivent être déposées au dossier que si elles sont passées en force de chose jugée ou exécutoires par provision;
6° l'extrait des décisions visées au 5°, mentionnant le juge, la date et le dispositif de la décision;
7° l'extrait des actes et décisions relatifs à la nomination et à la cessation de fonctions des liquidateurs, comportant leurs nom, prénom et domicile, ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège;
8° les comptes annuels, établis conformément à l'article 3:47;
9° les décisions prises et les actes passés relatifs à la transformation d'une société ou une AISBL en une ASBL conformément au livre 14;
10° les modifications aux actes, documents et décisions visés aux 1°, 4°, 7°, 8° et 9°;
11° le cas échéant, les dispositions statutaires de délégation du pouvoir de représentation de l'ASBL, introduites ou modifiées par un acte faisant l'objet du dépôt visé au 2°, ainsi que, le cas échéant, le fait de leur suppression.
Les extraits visés à l'alinéa 1er, 4°, contiennent:
a) leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège;
b) le cas échéant, l'étendue de leurs pouvoirs de représentation et les modalités d'exercice de ces derniers soit séparément, soit conjointement, soit en collège.
The extract referred to in paragraph 1, 3°, contains:
1° the surname, first name and domicile of each founder or, in the case of a legal person, its name, legal form, enterprise number and the address of its registered office;
2° the name and an indication of the Region in which the ASBL’s registered office is located;
3° the minimum number of members;
4° a precise description of the disinterested purpose it pursues and of the activities that constitute its object;
5° the conditions and formalities for the admission and departure of members;
6° the powers of the general meeting and the manner in which it is convened, and the manner in which its resolutions are brought to the attention of members and third parties;
7° a) the method of appointment and termination of office of the directors and the term of their mandate;
b) where applicable, the method of appointment and termination of office of the persons authorised to represent the ASBL in accordance with Article 9:7, § 2, the extent of their powers of representation and the manner in which they exercise their powers, acting individually, jointly or as a collegial body;
c) where applicable, the method of appointment and termination of office of the persons in charge of day-to-day management of the ASBL in accordance with Article 9:10, the extent of their powers and the manner in which they exercise their powers, acting separately, jointly or as a collegial body;
8° the maximum amount of the membership fees or payments to be made by the members;
9° the disinterested purpose to which the ASBL must allocate its assets in the event of dissolution;
10° the duration of the ASBL where it is not unlimited;
11° the precise address at which the ASBL’s registered office is located and, where applicable, the ASBL’s e-mail address and website;
12° the identity of the directors and, where applicable, of the persons in charge of day-to-day management of the ASBL in accordance with Article 9:10, of the persons authorised to represent the ASBL in accordance with Article 9:7, § 2, and of the statutory auditor.
Original (French)
L'extrait visé au paragraphe 1er, 3°, contient:
1° les nom, prénom et domicile de chaque fondateur, ou, lorsqu'il s'agit d'une personne morale, sa dénomination, sa forme légale, son numéro d'entreprise et l'adresse de son siège;
2° la dénomination et l'indication de la région dans laquelle le siège de l'ASBL est établi;
3° le nombre minimum des membres;
4° la description précise du but désintéressé qu'elle poursuit et des activités qui constituent son objet;
5° les conditions et formalités d'admission et de sortie des membres;
6° les attributions et le mode de convocation de l'assemblée générale ainsi que la manière dont ses résolutions sont portées à la connaissance des membres et des tiers;
7° a) le mode de nomination et de cessation de fonctions des administrateurs, ainsi que la durée de leur mandat;
b) le cas échéant, le mode de nomination et de cessation de fonctions des personnes habilitées à représenter l'ASBL conformément à l'article 9:7, § 2, l'étendue de leurs pouvoirs de représentation et la manière d'exercer leurs pouvoirs, en agissant soit individuellement, soit conjointement, soit en collège;
c) le cas échéant, le mode de nomination et de cessation de fonctions des personnes déléguées à la gestion journalière de l'ASBL conformément à l'article 9:10, l'étendue de leurs pouvoirs et la manière d'exercer leurs pouvoirs, en agissant soit séparément, soit conjointement, soit en collège;
8° le montant maximum des cotisations ou des versements à effectuer par les membres;
9° le but désintéressé auquel l'ASBL doit affecter son patrimoine en cas de dissolution;
10° la durée de l'ASBL lorsqu'elle n'est pas illimitée;
11° la désignation précise de l'adresse à laquelle le siège de l'ASBL est établi et, le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de l'ASBL;
12° l'identité des administrateurs et, le cas échéant, des personnes déléguées à la gestion journalière de l'ASBL conformément à l'article 9:10, des personnes habilitées à représenter l'ASBL conformément à l'article 9:7, § 2, et du commissaire.
Article 2:10Documents to be filed for an AISBL
Amended by: Law of 28 April 2020; Law of 12 July 2021
In order to be placed in the association’s file, the following documents must be filed for the AISBL within thirty days of the date of the royal decree granting its recognition or approving the amendment of the particulars set out in paragraph 2, 3°, or, in other cases, of the date of the final deed, of the pronouncement of the provisionally enforceable judgment or of the date on which the judgment became final (res judicata):
1° the deed of incorporation;
2° the first version of the text of the articles of association together with the deed of incorporation, and the updated consolidated text of those articles of association together with each amendment to the articles of association;
3° the extract from the deed of incorporation referred to in paragraph 2;
4° a) the extract from the deeds relating to the appointment and termination of office of the directors and, where applicable, of the persons authorised to represent the AISBL;
b) where applicable, the extract from the deeds relating to the appointment and termination of office of the persons to whom day-to-day management has been delegated;
c) where applicable, the extract from the deeds relating to the appointment of the statutory auditor;
5° the decisions relating to the nullity or dissolution of the AISBL, to its liquidation, to the appointment and termination of office of the liquidators, to the terms of liquidation, to the closure or reopening of the liquidation and to the allocation of the assets; court decisions must be filed in the file only if they have become final (res judicata) or are provisionally enforceable;
6° the extract from the decisions referred to in 5°, stating the court, the date and the operative part of the decision;
7° the extract from the deeds and decisions relating to the appointment and termination of office of the liquidators, containing their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office;
8° the annual accounts, drawn up in accordance with Article 3:47;
9° the decisions taken and the deeds executed relating to the conversion of a company or an ASBL into an AISBL in accordance with Book 14;
10° amendments to the deeds, documents and decisions referred to in 1°, 4°, 5°, 8° and 9°;
11° where applicable, the provisions of the articles of association delegating the power to represent the AISBL, introduced or amended by a deed subject to the filing referred to in 2°, and, where applicable, the fact that they have been deleted.
The extracts referred to in the first subparagraph, 4°, contain:
a) their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office;
b) except as regards the statutory auditors, the extent of their powers and the manner in which they are exercised.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier de l'association, les documents suivants sont déposés pour l'AISBL dans les trente jours, à compter de la date de l'arrêté royal portant leur reconnaissance ou approuvant la modification des mentions reprises au paragraphe 2, 3°, ou dans les autres cas à compter de la date de l'acte définitif, du prononcé du jugement exécutoire par provision ou de la date à laquelle le jugement est passé en force de chose jugée:
1° l'acte constitutif;
2° la première version du texte des statuts ainsi que l'acte constitutif, et le texte coordonné de ces statuts mis à jour ainsi que chaque modification des statuts;
3° l'extrait de l'acte constitutif visé au paragraphe 2;
4° a) l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation des fonctions des administrateurs et, le cas échéant, des personnes habilitées à représenter l'AISBL;
b) le cas échéant, l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation de fonctions des personnes auxquelles la gestion journalière a été déléguée.
c) le cas échéant, l'extrait des actes relatifs à la nomination du commissaire;
5° les décisions relatives à la nullité ou à la dissolution de l'AISBL, à sa liquidation, à la nomination et à la cessation de fonctions des liquidateurs, aux conditions de liquidation, à la clôture ou à la réouverture de la liquidation et à la destination de l'actif; les décisions judiciaires ne doivent être déposées au dossier que si elles sont passées en force de chose jugée ou exécutoires par provision;
6° l'extrait des décisions visées au 5°, mentionnant le juge, la date et le dispositif de la décision;
7° l'extrait des actes et décisions relatifs à la nomination et à la cessation de fonctions des liquidateurs, comportant leurs nom, prénom et domicile, ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège;
8° les comptes annuels, établis conformément à l'article 3:47;
9° les décisions prises et les actes passés relatifs à la transformation d'une société ou d'une ASBL en une AISBL conformément au livre 14;
10° les modifications aux actes, documents et décisions visés aux 1°, 4°, 5°, 8° et 9°;
11° le cas échéant, les dispositions statutaires de délégation du pouvoir de représentation de l'AISBL, introduites ou modifiées par un acte faisant l'objet du dépôt visé au 2°, ainsi que, le cas échéant, le fait de leur suppression.
Les extraits visés à l'alinéa 1er, 4°, contiennent:
a) leurs nom, prénom et domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège;
b) sauf en ce qui concerne les commissaires, l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer.
The extract referred to in paragraph 1, 3°, contains:
1° the surname, first name and domicile of each founder or, in the case of a legal person, its name, legal form, enterprise number and the address of its registered office;
2° the name and an indication of the Region in which the AISBL’s registered office is located;
3° a precise description of the disinterested purpose it pursues and of the activities that constitute its object;
4° the conditions and formalities for the admission and departure of members and, where appropriate, of members of the various categories;
5° the rights and obligations of members and, where appropriate, of members of the various categories;
6° the powers of the general meeting of the AISBL, the manner in which it is convened and the manner in which it takes decisions, and the conditions under which its resolutions are brought to the attention of members;
7° a) the powers of the management body of the AISBL, the manner in which it is convened and the manner in which it takes decisions;
b) the method of appointment, dismissal and termination of office of the directors, their minimum number, the term of their mandate, the extent of their powers and the manner in which they are exercised;
c) the method of designating the persons who have the power to represent the AISBL in dealings with third parties;
d) where applicable, the method of appointment and termination of office of the persons in charge of day-to-day management of the AISBL (…), the extent of their powers and the manner in which they exercise their powers, acting separately, jointly or as a collegial body;
8° the conditions for amending the articles of association;
9° the conditions for the dissolution and liquidation of the AISBL and the disinterested purpose to which the AISBL must allocate its assets in the event of dissolution;
10° the precise address at which the AISBL’s registered office is located and, where applicable, the AISBL’s e-mail address and website;
11° the identity of the directors and of the persons who have the power to represent the AISBL in dealings with third parties and, where applicable, of the statutory auditor.
Original (French)
L'extrait visé au paragraphe 1er, 3°, contient:
1° les nom, prénom et domicile de chaque fondateur, ou, lorsqu'il s'agit d'une personne morale, sa dénomination, sa forme légale, son numéro d'entreprise et l'adresse de son siège;
2° la dénomination et l'indication de la région dans laquelle le siège de l'AISBL est établi;
3° la description précise du but désintéressé qu'elle poursuit et des activités qui constituent son objet;
4° les conditions et formalités d'admission et de sortie des membres et, s'il y a lieu, des membres des diverses catégories;
5° les droits et les obligations des membres et, s'il y a lieu, des membres des diverses catégories;
6° les attributions, le mode de convocation et le mode de décision de l'assemblée générale de l'AISBL, ainsi que les conditions dans lesquelles ses résolutions sont portées à la connaissance des membres;
7° a) les attributions, le mode de convocation et le mode de décision de l'organe d'administration de l'AISBL;
b) le mode de nomination, de révocation et de cessation de fonctions des administrateurs, leur nombre minimum, la durée de leur mandat, l'étendue de leurs pouvoirs et les modalités de leur exercice;
c) le mode de désignation des personnes qui ont le pouvoir de représenter l'AISBL vis-à-vis des tiers;
d) le cas échéant, le mode de nomination et de cessation de fonction des personnes déléguées à la gestion journalière de l'AISBL (…), l'étendue de leurs pouvoirs et la manière d'exercer leurs pouvoirs, en agissant soit séparément, soit conjointement, soit en collège.
8° les conditions de modification des statuts;
9° les conditions de dissolution et de liquidation de l'AISBL et le but désintéressé auquel l'AISBL doit affecter son patrimoine en cas de dissolution;
10° la désignation précise de l'adresse à laquelle le siège de l'AISBL est établi et, le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de l'AISBL;
11° l'identité des administrateurs et des personnes qui ont le pouvoir de représenter l'AISBL vis-à-vis des tiers, et, le cas échéant, du commissaire.
Article 2:11Documents to be filed for a foundation
Amended by: Law of 28 April 2020; Law of 12 July 2021
In order to be placed in the foundation’s file, the following documents must be filed for the foundation within thirty days, running, for public-interest foundations, from the date of the royal decree granting their recognition or approving the amendment of the particulars set out in paragraph 2, 3°, or, in other cases, from the date of the final deed, from the pronouncement of the provisionally enforceable judgment or from the time when the judgment became final (res judicata):
1° the deed of incorporation;
2° the first version of the text of the articles of association together with the deed of incorporation, and the updated consolidated text of those articles of association together with each amendment to the articles of association;
3° the extract from the deed of incorporation referred to in paragraph 2;
4° a) the extract from the deeds relating to the appointment and termination of office of the directors and, where applicable, of the persons authorised to represent the foundation;
b) where applicable, the extract from the deeds relating to the appointment of the persons in charge of day-to-day management;
c) where applicable, the extract from the deeds relating to the appointment of the statutory auditors;
These extracts contain the following particulars:
a) their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office;
b) where applicable, the extent of their powers of representation and the manner in which they are exercised, whether individually, jointly or as a collegial body;
5° the decisions relating to the nullity or dissolution of the foundation, to its liquidation and to the appointment and termination of office of the liquidators, to the terms of liquidation, to the closure or reopening of the liquidation and to the allocation of the assets; court decisions must be filed in the file only if they have become final (res judicata) or are provisionally enforceable;
6° the extract from the decisions referred to in 5°, stating the court, the date and the operative part of the decision;
7° the extract from the deeds and decisions relating to the appointment and termination of office of the liquidators, containing their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office;
8° the annual accounts, drawn up in accordance with Article 3:51;
9° the decisions and deeds relating to the conversion of a private foundation into a public-interest foundation taken in accordance with Article 14:67;
10° amendments to the deeds, documents and decisions referred to in 1°, 4°, 5°, 8° and 9°;
11° where applicable, the provisions of the articles of association delegating the power to represent the foundation, introduced or amended by a deed subject to the filing referred to in 2°, and, where applicable, the fact that they have been deleted.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier de la fondation, les documents suivants sont déposés pour la fondation dans les trente jours, à compter pour les fondations d'utilité publique de la date de l'arrêté royal portant leur reconnaissance ou approuvant la modification des mentions reprises au paragraphe 2, 3°, ou dans les autres cas à compter de la date de l'acte définitif, du prononcé du jugement exécutoire par provision ou du moment où le jugement est passé en force de chose jugée:
1° l'acte constitutif;
2° la première version du texte des statuts, ainsi que l'acte constitutif, et le texte coordonné de ces statuts mis à jour ainsi que chaque modification des statuts;
3° l'extrait de l'acte constitutif visé au paragraphe 2;
4° a) l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation des fonctions des administrateurs et, le cas échéant, des personnes habilitées à représenter la fondation;
b) le cas échéant, l'extrait des actes relatifs à la nomination des personnes déléguées à la gestion journalière;
c) le cas échéant, l'extrait des actes relatifs à la nomination des commissaires;
Ces extraits contiennent les mentions suivantes:
a) leurs nom, prénom et domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège;
b) le cas échéant, l'étendue de leurs pouvoirs de représentation et la manière de les exercer, soit individuellement, soit conjointement, soit en collège;
5° les décisions relatives à la nullité ou à la dissolution de la fondation, à sa liquidation et à la nomination et à la cessation de fonctions des liquidateurs, aux conditions de liquidation, à la clôture ou à la réouverture de la liquidation et à la destination de l'actif; les décisions judiciaires ne doivent être déposées au dossier que si elles sont passées en force de chose jugée ou exécutoires par provision;
6° l'extrait des décisions visées au 5°, mentionnant le juge, la date et le dispositif de la décision;
7° l'extrait des actes et décisions relatifs à la nomination et à la cessation de fonctions des liquidateurs, comportant leurs nom, prénom et domicile, ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège;
8° les comptes annuels, établis conformément à l'article 3:51;
9° les décisions et actes relatifs à la transformation d'une fondation privée en une fondation d'utilité publique pris conformément à l'article 14:67;
10° les modifications aux actes, documents et décisions visés aux 1°, 4°, 5°, 8 ° et 9°;
11° le cas échéant, les dispositions statutaires de délégation du pouvoir de représentation de la fondation, introduites ou modifiées par un acte faisant l'objet du dépôt visé au 2°, ainsi que, le cas échéant, le fait de leur suppression.
The extract referred to in paragraph 1, 3°, contains:
1° the surname, first name and domicile of each founder or, in the case of a legal person, its name, legal form, enterprise number and the address of its registered office;
2° the name and an indication of the Region in which the foundation’s registered office is located;
3° a precise description of the disinterested purpose it pursues and of the activities that constitute its object;
4° a) the method of appointment, dismissal and termination of office of the directors;
b) where applicable, the method of appointment, dismissal and termination of office of the persons authorised to represent the foundation in accordance with Article 11:7, § 2, and the manner in which they exercise their powers, acting separately, jointly or as a collegial body;
c) where applicable, the method of appointment, dismissal and termination of office of the persons in charge of day-to-day management of the foundation in accordance with Article 11:14, and the extent of their powers and the manner in which they exercise their powers, acting separately, jointly or as a collegial body;
5° the conditions for amending the articles of association;
6° the allocation of the foundation’s assets in the event of dissolution, which must be applied to a disinterested purpose;
7° the precise address at which the foundation’s registered office is located and, where applicable, the foundation’s e-mail address and website;
8° the identity of the directors, of the persons in charge of day-to-day management and of the other persons who have the power to represent the foundation and, where applicable, of the statutory auditor.
Original (French)
L'extrait visé au paragraphe 1er, 3°, contient:
1° les nom, prénom et domicile de chaque fondateur, ou, lorsqu'il s'agit d'une personne morale, sa dénomination, sa forme légale, son numéro d'entreprise et l'adresse de son siège;
2° la dénomination et l'indication de la région dans laquelle le siège de la fondation est établi;
3° la description précise du but désintéressé qu'elle poursuit et des activités qui constituent son objet;
4° a) le mode de nomination, de révocation et de cessation de fonctions des administrateurs;
b) le cas échéant, le mode de nomination, de révocation et de cessation de fonctions des personnes habilitées à représenter la fondation conformément à l'article 11:7, § 2, et la manière d'exercer leurs pouvoirs, en agissant soit séparément, soit conjointement, soit en collège;
c) le cas échéant, le mode de nomination, de révocation et de cessation de fonctions des personnes déléguées à la gestion journalière de la fondation conformément à l'article 11:14, et l'étendue de leurs pouvoirs et la manière d'exercer leurs pouvoirs, agissant soit séparément, soit conjointement, soit en collège;
5° les conditions de modification des statuts;
6° la destination du patrimoine de la fondation en cas de dissolution, qui doit être affecté à un but désintéressé;
7° la désignation précise de l'adresse à laquelle le siège de la fondation est établi et, le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de la fondation;
8° l'identité des administrateurs, des délégués à la gestion journalière et des autres personnes qui ont le pouvoir de représenter la fondation, et, le cas échéant, du commissaire.
Article 2:12Filing channels and public access to the file
Amended by: Law of 13 April 2019; Law of 19 December 2023
The filings referred to in Articles 2:8, 2:9, 2:10 and 2:11 are made through the notary for notarial deeds and, for private deeds and court decisions, through a notary or an enterprise counter (guichet d’entreprise) or by all the jointly and severally liable partners, the representative body or their proxy holder.
The King may provide that these filings must be made at a single digital counter, except in the event of force majeure or unavailability of the system, in which case the filing may be made in paper form at the competent registry.
The King may also specify filings of private deeds and court decisions which, where applicable, may be made only through a notary or an enterprise counter.
Original (French)
Les dépôts visés aux articles 2:8, 2:9, 2:10 et 2:11 se font par l'intermédiaire du notaire pour les actes authentiques et, pour les actes sous signature privée et les décisions judiciaires, par l'intermédiaire d'un notaire ou d'un guichet d'entreprise ou par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire.
Le Roi peut prévoir que ces dépôts doivent être effectués à un guichet digital unique, sauf force majeure ou indisponibilité du système, auquel cas le dépôt peut avoir lieu sous une forme papier au greffe compétent.
Le Roi peut également prévoir les dépôts d'actes sous signature privée et de décisions judiciaires qui peuvent, le cas échéant, uniquement être déposés par l'intermédiaire d'un notaire ou d'un guichet d'entreprise.
Any person may inspect free of charge the documents filed relating to a specific legal person and obtain, on written or oral request, a full or partial copy of them, against payment of the registry fees only. These copies are certified as true copies of the original unless the applicant waives this formality.
The King determines the arrangements under which the electronic database system referred to in Article 2:7, § 2, may be consulted.
Online consultation of the aforementioned electronic database is possible only for:
a) members of the judiciary and registry clerks in the performance of their duties;
b) officials of the Crossroads Bank for Enterprises in the performance of their duties;
c) notaries in the performance of their duties;
d) the legal person, for the deeds and documents in its own file.
Original (French)
Toute personne peut prendre connaissance gratuitement des documents déposés relatifs à une personne morale déterminée et en obtenir, sur demande écrite ou verbale, copie intégrale ou partielle, sans autre paiement que celui des droits de greffe. Ces copies sont certifiées conformes à l'original, à moins que le demandeur ne renonce à cette formalité.
Le Roi détermine les modalités selon lesquelles le système de base de données électronique visé à l'article 2:7, § 2, peut être consulté.
Les consultations en ligne de la base de données électronique précitée sont uniquement possibles pour:
a) les magistrats et greffiers dans l'accomplissement de leurs tâches;
b) les fonctionnaires de la Banque-Carrefour des Entreprises dans l'accomplissement de leurs tâches;
c) les notaires dans l'exercice de leurs missions;
d) la personne morale pour les actes et documents de son propre dossier.
Sub-section 2 – Publication obligationsSous-section 2 – Obligations de publication
Article 2:13Publication in the Belgian Official Gazette annexes
Publication takes place in the annexes to the Belgian Official Gazette (Moniteur belge) within ten days of filing, failing which the officials responsible for the omission or delay are liable for damages.
The King designates the officials or electronic systems that are to receive the deeds, parts of deeds, extracts and decisions, and determines the form and conditions of publication, as well as the amount of the fee charged to the person concerned. That fee remains payable even if ultimately no file is compiled and no publication is made.
Original (French)
La publication a lieu dans les Annexes du Moniteur belge dans les dix jours du dépôt, à peine de dommages-intérêts contre les fonctionnaires auxquels l'omission ou le retard serait imputable.
Le Roi désigne les fonctionnaires ou systèmes électroniques qui recevront les actes, les parties d'actes, les extraits et les décisions et détermine la forme et les conditions de la publication, ainsi que le montant de la redevance imputée à l'intéressé. Cette redevance reste due même si finalement aucun dossier n'est constitué et aucune publication n'est faite.
Article 2:14Documents to be published for companies
The following must be published for companies:
1° the extracts, declarations and documents referred to in Article 2:8, § 1, 2°, 5°, 6°, 7°, 8° and 10°, a), and § 3;
2° a notice of the subject matter of the documents referred to in Article 2:8, § 1, 4° and 10°, b);
3° the subject matter of documents amending the deed of incorporation that need not be published by extract;
4° the subject matter of documents for which this Code requires filing only;
5° deeds or extracts amending provisions whose publication is required by this Code.
Original (French)
Sont publiés pour les sociétés:
1° les extraits, déclarations et documents visés à l'article 2:8, § 1er, 2°, 5°, 6°, 7°, 8° et 10°, a), et § 3;
2° la mention de l'objet des documents visés à l'article 2:8, § 1er, 4° et 10°, b);
3° l'objet des documents modificatifs de l'acte constitutif qui ne doivent pas être publiés par extrait;
4° l'objet des documents dont le dépôt seul est prescrit par le présent code;
5° les actes ou extraits modifiant les dispositions dont le présent code prescrit la publication.
Article 2:15Documents to be published for an ASBL
For ASBLs, the documents referred to in Article 2:9, § 1, 3°, 4°, 6°, 7° and 9°, and amendments to them, must be published.
Original (French)
Sont publiés, pour les ASBL, les documents visés à l'article 2:9, § 1er, 3°, 4°, 6°, 7° et 9°, et leurs modifications.
Article 2:16Documents to be published for an AISBL
Amended by: Law of 28 April 2020
For AISBLs, the documents referred to in Article 2:10, § 1, (…) 3°, 4°, 6°, 7° and 9°, and amendments to them, must be published.
Original (French)
Sont publiés, pour les AISBL, les documents visés à l'article 2:10, § 1er, (…) 3°, 4°, 6°, 7° et 9°, et leurs modifications.
Article 2:17Documents to be published for a foundation
For foundations, the documents referred to in Article 2:11, § 1, 1°, 3°, 4°, 6°, 7° and 9°, and amendments to them, must be published.
Original (French)
Sont publiés, pour les fondations, les documents visés à l'article 2:11, § 1er, 1°, 3°, 4°, 6°, 7° et 9°, et leurs modifications.
Sub-section 3 – Enforceability against third partiesSous-section 3 – Opposabilité
Article 2:18Enforceability of filed and published documents
Documents whose disclosure is required by this Chapter are enforceable against third parties only from the day of their filing or, where their publication is also required by this Chapter, from the day of their publication in the annexes to the Belgian Official Gazette, unless the legal person proves that those third parties had prior knowledge of them. Third parties may nevertheless rely on documents that have not been filed or published. As regards transactions carried out before the sixteenth day following the day of publication, those documents are not enforceable against third parties who prove that it was impossible for them to have knowledge of them.
In the event of a discrepancy between the text filed and the text published in the annexes to the Belgian Official Gazette, the latter is not enforceable against third parties. Third parties may nevertheless rely on it, unless the legal person proves that they had knowledge of the text filed.
Original (French)
Les documents dont la publicité est prescrite par le présent chapitre ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour de leur dépôt ou, lorsque la publication en est également prescrite par le présent chapitre, à partir du jour de leur publication aux Annexes du Moniteur belge, sauf si la personne morale prouve que ces tiers en avaient antérieurement connaissance. Les tiers peuvent néanmoins se prévaloir des documents dont le dépôt ou la publication n'ont pas été effectués. En ce qui concerne des opérations intervenues avant le seizième jour qui suit celui de la publication, ces documents ne sont pas opposables aux tiers qui prouvent qu'ils ont été dans l'impossibilité d'en avoir connaissance.
En cas de discordance entre le texte déposé et celui qui est publié aux Annexes du Moniteur belge, ce dernier n'est pas opposable aux tiers. Ceux-ci peuvent néanmoins s'en prévaloir, à moins que la personne morale ne prouve qu'ils ont eu connaissance du texte déposé.
Article 2:19Publication cures irregular appointment of representatives
Completion of the publication formalities relating to the persons who, as a body of the legal person, have the power to represent it renders any irregularity in their appointment unenforceable against third parties, unless the legal person proves that those third parties were aware of it.
Original (French)
L'accomplissement des formalités de publicité relatives aux personnes qui, en qualité d'organe de la personne morale, ont le pouvoir de la représenter, rend toute irrégularité dans leur nomination inopposable aux tiers, à moins que la personne morale ne prouve que ces tiers en avaient connaissance.
Sub-section 4 – Certain particulars to be stated in documentsSous-section 4 – De certaines indications à faire dans les actes
Article 2:20Mandatory particulars on documents and websites
All deeds, invoices, announcements, publications, letters, order forms, websites and other documents, whether in electronic form or not, issued by a legal person must contain the following particulars:
1° the name of the legal person;
2° the legal form, in full or abbreviated;
3° the precise location of the legal person’s registered office;
4° the enterprise number;
5° the words “registre des personnes morales” (register of legal persons) or the abbreviation “RPM”, followed by an indication of the court of the place where the legal person has its registered office;
6° where applicable, the e-mail address and website of the legal person;
7° where applicable, an indication that the legal person is in liquidation.
Original (French)
Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant d'une personne morale, doivent contenir les indications suivantes:
1° la dénomination de la personne morale;
2° la forme légale, en entier ou en abrégé;
3° l'indication précise du siège de la personne morale;
4° le numéro d'entreprise;
5° les termes "registre des personnes morales" ou l'abréviation "RPM", suivis de l'indication du tribunal du siège de la personne morale;
6° le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de la personne morale;
7° le cas échéant, l'indication que la personne morale est en liquidation.
Article 2:21Statement of capital in documents and websites
Where a public limited company, a European company (SE) or a European cooperative society (SCE) mentions the company’s capital on the websites or in the documents referred to in Article 2:20, the amount stated must be the paid-up capital as shown in the latest balance sheet. If that balance sheet shows that the paid-up capital is no longer intact, the net assets as shown in the latest balance sheet must be stated.
Where an amount higher than the amount determined in accordance with the first subparagraph is stated and the company fails to meet its obligations, the third party concerned is entitled to claim from the person who acted for the company in that deed or on that website compensation for the resulting damage.
Original (French)
Au cas où une société anonyme, une société européenne ou une société coopérative européenne fait mention sur les sites internet ou dans les documents visés à l'article 2:20 du capital de la société, celui-ci doit être le capital libéré, tel qu'il résulte du dernier bilan. Si celui-ci fait apparaître que le capital libéré n'est plus intact, mention doit être faite de l'actif net tel qu'il résulte du dernier bilan.
Au cas où est mentionné un montant supérieur au montant déterminé conformément à l'alinéa 1eret où la société demeure en défaut de faire face à ses obligations, le tiers concerné aura le droit de réclamer à la personne intervenue pour la société dans cet acte ou sur ce site internet la réparation du préjudice qui en résulte.
Article 2:22Liability for documents lacking required particulars
Any person who acts for a legal person in a deed or on a website that does not meet the requirements laid down in Article 2:20 may, depending on the circumstances, be held liable for the obligations entered into therein by the legal person.
Original (French)
Toute personne qui interviendra pour une personne morale dans un acte ou sur un site internet qui ne respecterait pas les conditions prescrites par l'article 2:20 pourra, suivant les circonstances, être déclarée responsable des engagements qui y sont pris par la personne morale.
Sub-section 5 – Special provisions for online formationSous-section 5 – Dispositions spéciales en cas de constitution en ligne
Article 2:22/1Shortened time limits for online formation
Where a legal person is formed through the electronic platform referred to in Article 13, § 2, of the Law of 16 March 1803 on the organisation of the notarial profession, the time limit for filing laid down in Article 2:8, § 1, first subparagraph, is shortened and the formation is completed within ten working days of receipt of the deed of incorporation and payment of the publication costs.
Where a legal person is formed exclusively by natural persons who use a template for formation made available by the electronic platform referred to in Article 13, § 2, of the Law of 16 March 1803 on the organisation of the notarial profession, the time limit laid down in the first subparagraph is shortened and the formation is completed within five working days of receipt of the deed of incorporation and payment of the publication costs.
Where it is impossible to complete the procedure within the time limits referred to in this Article, the officiating notary notifies the applicant of the reasons for the delay.
Original (French)
Lorsqu'une personne morale est constituée par le biais de la plateforme électronique visée à l'article 13, § 2, de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, le délai pour le dépôt stipulé à l'article 2:8, § 1er, alinéa 1er, est réduit et la constitution est achevée endéans les dix jours ouvrables à compter de la réception de l'acte constitutif et du paiement des frais de publication.
Lorsqu'une personne morale est constituée exclusivement par des personnes physiques qui utilisent un modèle pour la constitution qui est mis à disposition par la plateforme électronique visée à l'article 13, § 2, de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, le délai stipulé à l'alinéa 1er est réduit et la constitution est achevée endéans les cinq jours ouvrables à compter de la réception de l'acte constitutif et du paiement des frais de publication.
Lorsqu'il est impossible d'achever la procédure dans les délais visés au présent article, les raisons du retard sont notifiées au demandeur par le notaire instrumentant.
Article 2:22/2Publication time limits for online formation
By way of derogation from Article 2:13, where a legal person is formed through the electronic platform referred to in Article 13, § 2, of the Law of 16 March 1803 on the organisation of the notarial profession, publication in the annexes to the Belgian Official Gazette takes place within the time limits laid down in Article 2:22/1.
Original (French)
En dérogation à l'article 2:13, dans le cas d'une constitution par le biais de la plateforme électronique visée à l'article 13, § 2, de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, la publication dans les Annexes du Moniteur belge a lieu dans les délais fixés par l'article 2:22/1.
Section 2 – Foreign legal persons having a branch in BelgiumSection 2 – Personnes morales étrangères disposant en Belgique d'une succursale
Sub-section 1 – File of the foreign legal person having a branch in BelgiumSous-section 1re – Dossier de la personne morale étrangère disposant en Belgique d'une succursale
Article 2:23File of foreign legal persons with Belgian branches
Amended by: Law of 19 December 2023
For each foreign legal person having a branch in Belgium, a file is kept at the enterprise court within whose jurisdiction the branch is established. If the foreign legal person has several branches in Belgium, the file is kept at the registry of the enterprise court within whose jurisdiction one of the branches is established, at the choice of the foreign legal person. In that case, the foreign legal person must state in its deeds and correspondence the place where its file is kept.
The file referred to in the first subparagraph is intended to enable third parties dealing with any legal person to verify that it has been lawfully formed, that it is entitled to carry on its activities, that its representative bodies have the power to bind it and, in the case of a company, whether or not the partners or shareholders have unlimited liability. It must also enable any interested party to hold liable the persons who have the power to represent the legal person.
The foreign legal person is entered in the register of legal persons (RPM), a directory of the Crossroads Bank for Enterprises (CBE).
Original (French)
Pour chaque personne morale étrangère ayant une succursale en Belgique, il est tenu un dossier au tribunal de l'entreprise dans le ressort duquel la succursale est établie. Si la personne morale étrangère a plusieurs succursales en Belgique, le dossier est tenu au greffe du tribunal de l'entreprise dans le ressort duquel une des succursales est établie, ceci au choix de la personne morale étrangère. Dans ce cas, la personne morale étrangère indique dans ses actes et dans sa correspondance le lieu où son dossier est tenu.
Le dossier visé à l'alinéa 1er tend à permettre aux tiers avec lesquels toute personne morale traite de vérifier que celle-ci est légalement constituée, qu'elle a le droit d'exercer ses activités, que ses organes de représentation ont le pouvoir de l'engager, et, dans une société, si les associés ou actionnaires ont une responsabilité illimitée ou non. Il doit aussi permettre à tout intéressé de mettre en cause la responsabilité des personnes qui ont le pouvoir de représenter la personne morale.
La personne morale étrangère est inscrite au registre des personnes morales, répertoire de la Banque-Carrefour des Entreprises.
The documents referred to in Articles 2:24, 2:25 and 2:26 that are filed electronically are kept, together with metadata, in an electronic database system which forms part of the file referred to in paragraph 1, first subparagraph, and which is managed by the Royal Federation of Belgian Notaries (FEDNOT). On the basis of a protocol with FEDNOT, the FPS Justice will co-finance the costs of managing the aforementioned electronic database system.
The metadata referred to in the first subparagraph relating to personal data that are necessary to achieve the purposes referred to in paragraph 1, second subparagraph, are:
1° data relating to the language of the document;
2° the necessary identification data of the parties to the document filed, including, where they have one, their national number or identification number in the bis register assigned under Article 4, § 2, of the Law of 15 January 1990 on the establishment and organisation of a Crossroads Bank for Social Security;
3° the necessary identification data of the persons who have the power to represent the legal person vis-à-vis third parties, including, where they have one, their national number or identification number in the bis register assigned under Article 4, § 2, of the Law of 15 January 1990 on the establishment and organisation of a Crossroads Bank for Social Security:
a) as a body of the legal person provided for by law or as members of that body;
b) as representatives of the legal person for the activity of the branch, stating the powers of those representatives.
The King determines the exact data referred to in the second subparagraph that are recorded in the electronic database system, as well as the metadata referred to in the first subparagraph that are not linked to personal data.
The King determines the arrangements under which the electronic database system referred to in the first subparagraph may be consulted.
Online consultation of the aforementioned electronic database is possible only for:
a) members of the judiciary and registry clerks in the performance of their duties;
b) officials of the Crossroads Bank for Enterprises in the performance of their duties;
c) notaries in the performance of their functions;
d) the legal person or the branch, for the deeds and documents in its own file.
Original (French)
Les documents visés aux articles 2:24, 2:25 et 2:26, qui sont déposés par voie électronique, sont conservés, ensemble avec des métadonnées, dans un système de base de données électronique qui fait partie du dossier visé au paragraphe 1er, alinéa 1er, et qui est géré par la Fédération Royale du Notariat belge. Sur la base d'un protocole avec FEDNOT, le Service public fédéral Justice cofinancera les coûts de gestion du système de base de données électronique susmentionné.
Les métadonnées visées à l'alinéa 1er ayant trait à des données à caractère personnel, nécessaires pour atteindre les finalités visées au paragraphe 1er, alinéa 2, sont:
1° les données relatives à la langue du document;
2° les données d'identification nécessaires des parties au document déposé, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale;
3° les données d'identification nécessaires des personnes qui ont le pouvoir de représenter la personne morale à l'égard des tiers, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale:
a) en tant qu'organe de la personne morale légalement prévu ou en tant que membres de cet organe;
b) en tant que représentants de la personne morale pour l'activité de la succursale, avec indication des pouvoirs de ces représentants.
Le Roi détermine les données exactes visées à l'alinéa 2 qui sont enregistrées dans le système de base de données électronique, ainsi que les métadonnées visées à l'alinéa 1er sans lien avec des données à caractère personnel.
Le Roi détermine les modalités selon lesquelles le système de base de données électronique visé à l'alinéa 1er, peut être consulté.
Les consultations en ligne de la base de données électronique précitée sont uniquement possibles pour:
a) les magistrats et greffiers dans l'accomplissement de leurs tâches;
b) les fonctionnaires de la Banque-Carrefour des Entreprises dans l'accomplissement de leurs tâches;
c) les notaires dans l'exercice de leurs missions;
d) la personne morale ou la succursale pour les actes et documents de son propre dossier.
The King determines the arrangements for compiling the file and the form in which deeds, parts of deeds, extracts and decisions must be filed, as well as the amount of the fee charged to the person concerned. He also determines the arrangements for the automated processing of the data in the file and for the interconnection of data files. Under the conditions determined by the King, copies have the same evidential value as the original documents and may be substituted for them.
The King determines the arrangements for entering foreign legal persons and other relevant data in the Crossroads Bank for Enterprises.
Original (French)
Le Roi détermine les modalités de constitution du dossier et la forme sous laquelle les actes, parties d'actes, extraits et décisions doivent être déposés, ainsi que le montant de la redevance imputée à l'intéressé. Il détermine également les modalités du traitement automatisé des données du dossier, ainsi que de la mise en relation des fichiers de données. Aux conditions déterminées par le Roi, les copies font foi comme les documents originaux et peuvent leur être substituées.
Le Roi détermine les modalités d'inscription des personnes morales étrangères et d'autres données pertinentes à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Personal data are kept for no longer than is necessary for the purposes for which they are recorded and in accordance with the arrangements laid down in this Code.
Original (French)
Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées et selon les modalités déterminées dans le présent code.
Each person who has the power to represent the legal person may elect domicile at the place where he or she carries on his or her professional activity. In that case, only that address will be disclosed when the file is consulted.
Original (French)
Chaque personne qui a le pouvoir de représenter la personne morale peut élire domicile au lieu où elle poursuit son activité professionnelle. Dans ce cas, seule cette adresse sera communiquée en cas de consultation du dossier.
This Article also applies to a foreign European economic interest grouping.
Original (French)
Le présent article s'applique également au groupement européen d'intérêt économique étranger.
Article 2:24Foreign company branches: documents to be filed
For inclusion in the file of a foreign company governed by the law of another Member State of the European Union that establishes a branch in Belgium, the following documents must be filed before the branch is opened:
1° the deed of incorporation and the articles of association, if the latter are contained in a separate deed, or the full text of those documents in an up-to-date version if they have been amended;
2° the name and legal form of the company;
3° the register in which the file referred to in Article 16 of Directive (EU) 2017/1132 of the European Parliament and of the Council of 14 June 2017 relating to certain aspects of company law is opened for the company, and the company’s registration number in that register;
4° a document issued by the register referred to in 3° certifying the existence of the company;
5° the address and an indication of the activities of the branch, as well as its name if it differs from that of the company;
6° the appointment and identity of the persons who have the power to represent the company vis-à-vis third parties:
a) as a body of the company provided for by law or as members of that body;
b) as representatives of the company for the activity of the branch, stating the powers of those representatives;
7° the annual accounts and the consolidated accounts of the company for the last financial year closed, in the form in which those accounts were drawn up, audited and published under the law of the Member State by which the company is governed.
The deeds referred to in the first subparagraph, 6°, must state their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier d'une société étrangère relevant du droit d'un autre Etat de l'Union européenne et fondant une succursale en Belgique, les documents suivants sont déposés préalablement à l'ouverture de la succursale:
1° l'acte constitutif et les statuts si ces derniers font l'objet d'un acte séparé ou le texte intégral de ces documents dans une rédaction mise à jour si ceux-ci ont fait l'objet de modifications;
2° la dénomination et la forme légale de la société;
3° le registre auprès duquel le dossier mentionné à l'article 16 de la directive 2017/1132/UE du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2017 relative à certains aspects du droit des sociétés est ouvert pour la société et le numéro d'immatriculation de celle-ci dans ce registre;
4° un document émanant du registre visé au 3° attestant l'existence de la société;
5° l'adresse et l'indication des activités de la succursale, ainsi que sa dénomination si elle ne correspond pas à celle de la société;
6° la nomination et l'identité des personnes qui ont le pouvoir de représenter la société à l'égard des tiers:
a) en tant qu'organe de la société légalement prévu ou en tant que membres de cet organe;
b) en tant que représentants de la société pour l'activité de la succursale, avec indication des pouvoirs de ces représentants;
7° les comptes annuels et les comptes consolidés de la société, afférents au dernier exercice clôturé, dans la forme dans laquelle ces comptes ont été établis, contrôlés et publiés selon le droit de l'Etat membre dont la société relève.
Les actes visés à l'alinéa 1er, 6°, comportent leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège.
For inclusion in the file of a foreign company governed by the law of a State that is not a member of the European Union that establishes a branch in Belgium, the following documents must be filed before the branch is opened:
1° the deed of incorporation and the articles of association, if the latter are contained in a separate deed, or the full text of those documents in an up-to-date version if they have been amended;
2° the name, legal form, registered office and object of the company and, at least annually, the amount of the subscribed capital, if those particulars are not contained in the documents referred to in 1°;
3° the law of the State by which the company is governed and, if that law so provides, the register in which the company is entered and the company’s registration number in that register;
4° a document issued by the register referred to in 3° certifying the existence of the company;
5° the address and an indication of the activities of the branch, as well as its name if it differs from that of the company;
6° the appointment and identity of the persons who have the power to represent the company vis-à-vis third parties:
a) as a body of the company provided for by law or as members of such a body;
b) as permanent representatives of the company for the activities of the branch;
7° the extent of the powers of the persons referred to in 6° and whether they may exercise them alone or only jointly;
8° the annual accounts and the consolidated accounts of the company for the last financial year closed, in the form in which those accounts were drawn up, audited and published under the law of the State by which the company is governed.
The deeds referred to in the first subparagraph, 6°, must state their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier d'une société étrangère relevant du droit d'un Etat non membre de l'Union européenne et fondant une succursale en Belgique, les documents suivants sont déposés préalablement à l'ouverture de la succursale:
1° l'acte constitutif et les statuts si ces derniers font l'objet d'un acte séparé ou le texte intégral de ces documents dans une rédaction mise à jour si ceux-ci ont fait l'objet de modifications;
2° la dénomination, la forme légale, le siège et l'objet de la société ainsi que, au moins annuellement, le montant du capital souscrit si ces indications ne figurent pas dans les documents visés au 1° ;
3° le droit de l'Etat dont la société relève ainsi que, si ce droit le prévoit, le registre dans lequel la société est inscrite et le numéro d'immatriculation de celle-ci dans ce registre;
4° un document émanant du registre visé au 3° attestant l'existence de la société;
5° l'adresse et l'indication des activités de la succursale, ainsi que sa dénomination si elle ne correspond pas à celle de la société;
6° la nomination et l'identité des personnes qui ont le pouvoir de représenter la société à l'égard des tiers:
a) en tant qu'organe de la société légalement prévu ou en tant que membres d'un tel organe;
b) en tant que représentants permanents de la société pour les activités de la succursale;
7° l'étendue des pouvoirs des personnes visées au point 6° et si elles peuvent les exercer séparément ou seulement conjointement;
8° les comptes annuels et les comptes consolidés de la société afférents au dernier exercice clôturé, dans la forme dans laquelle ces comptes ont été établis, contrôlés et publiés selon le droit de l'Etat dont la société relève.
Les actes visés à l'alinéa 1er, 6°, comportent leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège.
For inclusion in the file of a foreign company having a branch in Belgium, the following documents must be filed:
1° within thirty days of the decision or event:
a) any amendment to the documents and particulars referred to, respectively, in paragraph 1, 1°, 2°, 3°, 5° and 6°, or in paragraph 2, 1°, 2°, 3°, 5°, 6° and 7°;
b) the dissolution of the company, the appointment, identity and powers of the liquidators, and the closure of the liquidation;
c) any bankruptcy proceedings, judicial reorganisation proceedings or other similar proceedings to which the company is subject;
d) the closure of the branch;
2° annually, within one month of the general meeting and no later than seven months after the end of the financial year, the annual accounts and the consolidated accounts, in accordance with paragraph 1, 7°, and paragraph 2, 8°.
The deeds referred to in the first subparagraph, 1°, a) and b), must state their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office.
By way of derogation from Article 2:23, the documents referred to in the first subparagraph, 2°, must be filed with the National Bank of Belgium (NBB).
Original (French)
Afin d'être versés au dossier d'une société étrangère ayant une succursale en Belgique, les documents suivants sont déposés:
1° dans les trente jours qui suivent la décision ou l'événement:
a) toute modification aux documents et indications visés respectivement au paragraphe 1er, 1°, 2°, 3°, 5° et 6°, ou au paragraphe 2, 1°, 2°, 3°, 5°, 6° et 7° ;
b) la dissolution de la société, la nomination, l'identité et les pouvoirs des liquidateurs, ainsi que la clôture de la liquidation;
c) toute procédure de faillite, de réorganisation judiciaire ou toute autre procédure analogue dont la société fait l'objet;
d) la fermeture de la succursale;
2° annuellement, dans le mois qui suit l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice, les comptes annuels et les comptes consolidés, selon les dispositions du paragraphe 1er, 7°, et du paragraphe 2, 8°.
Les actes visés à l'alinéa 1er, 1°, a) et b) comportent leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège.
Par dérogation à l'article 2:23, les documents visés à l'alinéa 1er, 2°, sont déposés à la Banque nationale de Belgique.
Article 2:25Foreign association branches: documents to be filed
For inclusion in the file of an association with legal personality validly formed abroad in accordance with the law of the State by which it is governed that opens a branch in Belgium, the following documents must be filed before the branch is opened:
1° the deed of incorporation and the articles of association, if the latter are contained in a separate deed, or the full text of those documents in an up-to-date version if they have been amended;
2° the address of the registered office of the association with legal personality, an indication of its purposes and activities, the address of the branch and the branch’s name if it differs from that of the association;
3° the appointment and identity of the persons who have the power to represent the association with legal personality vis-à-vis third parties:
a) as a body of the association with legal personality provided for by law or as members of such a body;
b) as permanent representatives of the association with legal personality for the activities of the branch;
4° the extent of the powers of the persons referred to in 3° and whether they may exercise them alone or only jointly;
5° the annual accounts of the association.
The deeds referred to in the first subparagraph, 3°, must state their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier d'une association dotée de la personnalité juridique valablement constituée à l'étranger conformément à la loi de l'Etat dont elle relève et qui ouvre une succursale en Belgique, les documents suivants sont déposés préalablement à l'ouverture de la succursale:
1° l'acte constitutif et les statuts si ces derniers font l'objet d'un acte séparé ou le texte intégral de ces documents dans une rédaction mise à jour si ceux-ci ont fait l'objet de modifications;
2° l'adresse du siège de l'association dotée de la personnalité juridique, l'indication des buts et des activités, l'adresse de la succursale ainsi que sa dénomination si elle ne correspond pas à celle de l'association;
3° la nomination et l'identité des personnes qui ont le pouvoir de représenter l'association dotée de la personnalité juridique à l'égard des tiers:
a) en tant qu'organe de l'association dotée de la personnalité juridique légalement prévu ou en tant que membres d'un tel organe;
b) en tant que représentants permanents de l'association dotée de la personnalité juridique pour les activités de la succursale;
4° l'étendue des pouvoirs des personnes visées au point 3° et si elles peuvent les exercer séparément ou seulement conjointement;
5° les comptes annuels de l'association.
Les actes visés à l'alinéa 1er, 3°, comportent leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège.
For inclusion in the file of an association with legal personality validly formed abroad in accordance with the law of the State by which it is governed that has a branch in Belgium, the following documents must be filed:
1° within thirty days of the decision or event:
a) any amendment to the documents and particulars referred to in paragraph 1, 1°, 2°, 3° and 4°;
b) the dissolution of the association, the appointment, identity and powers of the liquidators, and the closure of the liquidation;
c) any bankruptcy proceedings, judicial reorganisation proceedings or other similar proceedings to which the association with legal personality is subject;
d) the closure of the branch;
2° annually, within one month of the general meeting and no later than seven months after the end of the financial year, the annual accounts of the association.
The deeds referred to in the first subparagraph, 1°, a) and b), must state their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office.
By way of derogation from Article 2:23, a foreign association with legal personality having a branch in Belgium which, on the balance sheet date of the last financial year closed, exceeds more than one of the criteria referred to in Article 3:47, § 2, must file the annual accounts referred to in the first subparagraph, 2°, with the National Bank of Belgium.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier d'une association dotée de la personnalité juridique valablement constituée à l'étranger conformément à la loi de l'Etat dont elle relève et qui a une succursale en Belgique, les documents suivants sont déposés:
1° dans les trente jours qui suivent la décision ou l'événement:
a) toute modification aux documents et indications visés au paragraphe 1er, 1°, 2°, 3° et 4° ;
b) la dissolution de l'association, la nomination, l'identité et les pouvoirs des liquidateurs, ainsi que la clôture de la liquidation;
c) toute procédure de faillite, de réorganisation judiciaire ou toute autre procédure analogue dont l'association dotée de la personnalité juridique fait l'objet;
d) la fermeture de la succursale;
2° annuellement, dans le mois qui suit l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice, les comptes annuels de l'association.
Les actes visés à l'alinéa 1er, 1°, a) et b), comportent leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège.
Par dérogation à l'article 2:23, une association dotée de la personnalité juridique étrangère ayant une succursale en Belgique qui à la date du bilan du dernier exercice clôturé dépasse plus d'un des critères visés à l'article 3:47, § 2, dépose les comptes annuels visés à l'alinéa 1er, 2°, à la Banque nationale de Belgique.
Article 2:26Foreign foundation branches: documents to be filed
For inclusion in the file of a foundation validly formed abroad in accordance with the law of the State by which it is governed that opens a branch in Belgium, the following documents must be filed before the branch is opened:
1° the deed of incorporation and the articles of association, if the latter are contained in a separate deed, or the full text of those documents in an up-to-date version if they have been amended;
2° the address of the registered office of the foundation, an indication of its purposes and activities, the address of the branch and the branch’s name if it differs from that of the foundation;
3° the appointment and identity of the persons who have the power to represent the foundation vis-à-vis third parties:
a) as a body of the foundation provided for by law or as members of such a body;
b) as permanent representatives of the foundation for the activities of the branch;
4° the extent of the powers of the persons referred to in 3° and whether they may exercise them alone or only jointly;
5° the annual accounts of the foundation.
The deeds referred to in the first subparagraph, 3°, must state their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier d'une fondation valablement constituée à l'étranger conformément à la loi de l'Etat dont elle relève et qui ouvre une succursale en Belgique, les documents suivants sont déposés préalablement à l'ouverture de la succursale:
1° l'acte constitutif et les statuts si ces derniers font l'objet d'un acte séparé ou le texte intégral de ces documents dans une rédaction mise à jour si ceux-ci ont fait l'objet de modifications;
2° l'adresse du siège de la fondation, l'indication des buts et des activités, l'adresse de la succursale ainsi que sa dénomination si elle ne correspond pas à celle de la fondation;
3° la nomination et l'identité des personnes qui ont le pouvoir de représenter la fondation à l'égard des tiers:
a) en tant qu'organe de la fondation légalement prévu ou en tant que membres d'un tel organe;
b) en tant que représentants permanents de la fondation pour les activités de la succursale;
4° l'étendue des pouvoirs des personnes visées au point 3° et si elles peuvent les exercer séparément ou seulement conjointement;
5° les comptes annuels de la fondation.
Les actes visés à l'alinéa 1er, 3°, comportent leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège.
For inclusion in the file of a foundation validly formed abroad in accordance with the law of the State by which it is governed that has a branch in Belgium, the following documents must be filed:
1° within thirty days of the decision or event:
a) any amendment to the documents and particulars referred to in paragraph 1, 1°, 2°, 3° and 4°;
b) the dissolution of the foundation, the appointment, identity and powers of the liquidators, and the closure of the liquidation;
c) any bankruptcy proceedings, judicial reorganisation proceedings or other similar proceedings to which the foundation is subject;
d) the closure of the branch;
2° annually, within one month of the general meeting and no later than seven months after the end of the financial year, the annual accounts of the foundation.
By way of derogation from Article 2:23, a foreign foundation having a branch in Belgium which, on the balance sheet date of the last financial year closed, exceeds more than one of the criteria referred to in Article 3:51, § 2, must file the annual accounts referred to in the first subparagraph, 2°, with the National Bank of Belgium.
The deeds referred to in the first subparagraph, 1°, a) and b), must state their surname, first name and domicile or, in the case of legal persons, their name, legal form, enterprise number and registered office.
Original (French)
Afin d'être versés au dossier d'une fondation valablement constituée à l'étranger conformément à la loi de l'Etat dont elle relève et qui a une succursale en Belgique, les documents suivants sont déposés:
1° dans les trente jours qui suivent la décision ou l'événement:
a) toute modification aux documents et indications visés au paragraphe 1er, 1°, 2°, 3° et 4° ;
b) la dissolution de la fondation, la nomination, l'identité et les pouvoirs des liquidateurs, ainsi que la clôture de la liquidation;
c) toute procédure de faillite, de réorganisation judiciaire ou toute autre procédure analogue dont la fondation fait l'objet;
d) la fermeture de la succursale;
2° annuellement, dans le mois qui suit l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice, les comptes annuels de la fondation.
Par dérogation à l'article 2:23, une fondation étrangère ayant une succursale en Belgique qui à la date du bilan du dernier exercice clôturé dépasse plus d'un des critères visés à l'article 3:51, § 2, dépose les comptes annuels visés à l'alinéa 1er, 2°, à la Banque nationale de Belgique.
Les actes visés à l'alinéa 1er, 1°, a) et b), comportent leurs nom, prénom, domicile ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d'entreprise et siège.
Sub-section 2 – Publication obligationSous-section 2 – Obligation de publication
Article 2:27Publication of branch documents by notice
In accordance with Article 2:13, the subject matter of the documents referred to in Articles 2:24, 2:25, § 2, and 2:26 is published by notice in the annexes to the Belgian Official Gazette (Moniteur belge).
Original (French)
Conformément à l'article 2:13, l'objet des documents visés aux articles 2:24, 2:25, § 2 et 2:26 est publié par mention aux annexes du Moniteur belge.
Sub-section 3 – Enforceability against third partiesSous-section 3 – Opposabilité
Article 2:28Enforceability of filed branch documents
The documents filed are enforceable against third parties in accordance with Article 2:18.
Original (French)
Les documents déposés sont opposables aux tiers conformément à l'article 2:18.
Sub-section 4 – Certain particulars to be stated in documents issued by branchesSous-section 4 – De certaines indications à faire dans les actes émanant des succursales
Article 2:29Particulars on documents issued by branches
All deeds, invoices, announcements, publications, letters, order forms, websites and other documents, whether in electronic form or not, issued by branches in Belgium of foreign legal persons must state the following particulars:
1° the name of the legal person;
2° the legal form;
3° the precise location of the registered office of the legal person and the address of the branch;
4° where applicable, the register in which the legal person is entered, followed by its registration number in that register;
5° the enterprise number;
6° where applicable, the fact that the legal person is in liquidation.
If the documents referred to in the first subparagraph state the capital of the legal person, that capital must be the paid-up capital as shown in the last balance sheet. If the last balance sheet shows that the paid-up capital is no longer intact, the net assets as shown in the last balance sheet must be stated.
Where an amount higher than the amount determined in accordance with the second subparagraph is stated and the legal person fails to meet its obligations, the third party concerned is entitled to claim compensation for the resulting damage from the person who acted for the legal person in that deed or on that website.
Any person who acts for a foreign legal person in a deed or on a website that does not comply with the conditions laid down in this Article may, depending on the circumstances, be held liable for the commitments entered into in it on behalf of the legal person.
Original (French)
Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents, sous forme electronique ou non, émanant de succursales de personnes morales étrangères en Belgique, doivent contenir les indications suivantes:
1° la dénomination de la personne morale;
2° la forme légale;
3° l'indication précise du siège de la personne morale et de l'adresse de la succursale;
4° le cas échéant, le registre dans lequel la personne morale est inscrite, suivi de son numéro d'immatriculation dans ce registre;
5° le numéro d'entreprise;
6° le cas échéant, l'indication que la personne morale est en liquidation.
Si les documents indiqués à l'alinéa 1er mentionnent le capital de la personne morale, celui-ci doit être le capital libéré, tel qu'il résulte du dernier bilan. Si celui-ci fait apparaître que le capital libéré n'est plus intact, mention doit être faite de l'actif net tel qu'il résulte du dernier bilan.
Au cas où est mentionné un montant supérieur au montant déterminé conformément à l'alinéa 2et où la personne morale demeure en défaut de faire face à ses obligations, le tiers concerné aura le droit de réclamer à la personne intervenue pour la personne morale dans cet acte ou sur ce site internet la réparation du préjudice qui en résulte.
Toute personne qui interviendra pour une personne morale étrangère dans un acte ou sur un site internet qui ne respecterait pas les conditions prescrites par le présent article, pourra, suivant les circonstances, être déclarée responsable des engagements qui y sont pris pour la personne morale.
Section 3 – Protection of natural persons with regard to the processing of personal dataSection 3 – La protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel
Article 2:30Misuse of file data and ban on canvassing
Misuse of data extracted from the file referred to in Articles 2:7 and 2:23 constitutes an infringement of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC, and of the Law of 30 July 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data, and renders the user liable for any damage.
Any use of the personal data subject to publication under this Chapter for the purposes of canvassing natural persons and of marketing financial information on the natural persons listed in them is prohibited.
Original (French)
L'usage abusif des données extraites du dossier visé aux articles 2:7 et 2:23 constitue une violation du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et engage la responsabilité de l'utilisateur pour dommage éventuel.
Toute utilisation des données à caractère personnel sujettes à publicité en vertu de ce chapitre à des fins de prospection auprès des personnes physiques et de commercialisation d'informations financières sur les personnes physiques y reprises est interdite.
Chapter 4 – Website of the legal person and communicationsCHAPITRE 4 – Site internet de la personne morale et communications
Article 2:31E-mail address and website of the legal person
A legal person may state an e-mail address in its deed of incorporation. Any communication to that address by the partners or shareholders, the members, the holders of securities issued by the company and the holders of certificates issued with the cooperation of the company is deemed to have been validly made. Where applicable, the e-mail address may be replaced by another equivalent means of communication.
A listed company or a public-interest entity referred to in Article 1:12, 2°, must publish such an e-mail address.
A legal person may state a website in its deed of incorporation.
A listed company or a public-interest entity referred to in Article 1:12, 2°, must create and publish such a website.
The management body may change the website address and the e-mail address even if they appear in the articles of association. The change is communicated to the partners or shareholders, the members and the holders of securities in accordance with Article 2:32. In the same way, the management body may at any time adopt and publish a website or an e-mail address if this was not done in the deed of incorporation.
Original (French)
Une personne morale peut mentionner une adresse électronique dans son acte constitutif. Toute communication vers cette adresse par les associés ou actionnaires, les membres ou les titulaires de titres émis par la société et les titulaires de certificats émis avec la collaboration de la société est réputée être intervenue valablement. Le cas échéant, l'adresse électronique peut être remplacée par un autre moyen de communication équivalent.
Une société cotée ou une entité d'intérêt public visée à l'article 1:12, 2°, est obligée de publier une telle adresse électronique.
Une personne morale peut mentionner un site internet dans son acte constitutif.
Une société cotée ou une entité d'intérêt public visée à l'article 1:12, 2°, est obligée de créer et de publier un tel site internet.
L'organe d'administration peut modifier l'adresse du site internet et l'adresse électronique même si elles figurent dans les statuts. La modification est communiquée aux associés ou actionnaires, aux membres et aux titulaires de titres, conformément à l'article 2:32. De la même façon, l'organe d'administration peut à tout moment adopter et publier un site internet ou une adresse électronique si cela n'a pas été fait dans l'acte constitutif.
Article 2:32Electronic communication with members and office holders
A partner, shareholder or member, or the holder of a security issued by a company or of a certificate issued with the cooperation of a company, may at any time notify the legal person of an e-mail address for the purpose of communicating with it. Any communication to that e-mail address is deemed to have been validly made. The legal person may use that address until the member, partner or shareholder or holder of securities concerned notifies another e-mail address or his or her wish no longer to communicate by e-mail.
The members of the management body and, where applicable, the statutory auditor (commissaire) may, at the start of their mandate, notify an e-mail address for the purpose of communicating with the legal person. Any communication to that e-mail address is deemed to have been validly made. The legal person may use that address until the mandate holder concerned notifies another e-mail address or his or her wish no longer to communicate by e-mail.
Where applicable, the e-mail address may be replaced by another equivalent means of communication.
The legal person communicates by ordinary post, sent on the same day as the electronic communications, with those partners, shareholders, members or holders of securities and those members of the management body and, where applicable, statutory auditors for whom it does not have an e-mail address.
Original (French)
L'associé, l'actionnaire, le membre ou le titulaire d'un titre émis par une société ou d'un certificat émis avec la collaboration d'une société peut à tout moment communiquer une adresse électronique à la personne morale aux fins de communiquer avec elle. Toute communication à cette adresse électronique est réputée être intervenue valablement. La personne morale peut utiliser cette adresse jusqu'à ce que le membre concerné, l'associé ou actionnaire ou le titulaire de titres communique une autre adresse électronique ou son souhait de ne plus communiquer par courrier électronique.
Les membres de l'organe d'administration et, le cas échéant, le commissaire, peuvent communiquer au début de leur mandat une adresse électronique aux fins de communiquer avec la personne morale. Toute communication à cette adresse électronique est réputée être intervenue valablement. La personne morale peut utiliser cette adresse jusqu'à ce que le mandataire concerné communique une autre adresse électronique ou son souhait de ne plus communiquer par courrier électronique.
Le cas échéant, l'adresse électronique peut être remplacée par un autre moyen de communication équivalent.
La personne morale communique par courrier ordinaire, qu'elle envoie le même jour que les communications électroniques, avec les associés, les actionnaires, les membres ou les titulaires de titres ainsi que les membres de l'organe d'administration et, le cas échéant, les commissaires pour lesquels elle ne dispose pas d'une adresse électronique.
Chapter 5 – LanguageCHAPITRE 5 – De la langue
Article 2:33Language of filed documents and voluntary translations
Companies and ASBLs, AISBLs and foundations that are subject to the legislation on the use of languages must file the documents referred to in Chapter 3 of this Title and in Articles 3:10 and 3:12, whether in electronic form or not, in the official language or in one of the official languages of the language region in which the registered office of the legal person is established.
The documents referred to in Chapter 3 of this Title and in Articles 3:10 and 3:12 may, in addition, be translated and filed, whether in electronic form or not, in one or more official languages of the European Union.
In the event of a discrepancy between the documents referred to in the first subparagraph and the translation voluntarily made public in accordance with the second subparagraph, that translation is not enforceable against third parties. Third parties may nevertheless rely on the translation voluntarily made public, unless the legal person proves that they were aware of the version referred to in the first subparagraph.
Original (French)
Les sociétés et les ASBL, les AISBL et les fondations soumises à la législation sur l'emploi des langues déposent les documents visés au chapitre 3 du présent titre et aux articles 3:10 et 3:12, sous forme électronique ou non, dans la langue ou dans une des langues officielles de la région linguistique où le siège de la personne morale est établi.
Les documents visés au chapitre 3 du présent titre et aux articles 3:10 et 3:12 peuvent en outre être traduits et déposés, sous forme électronique ou non, dans une ou plusieurs langues officielles de l'Union européenne.
En cas de discordance entre les documents visés à l'alinéa 1er et la traduction rendue publique volontairement conformément à l'alinéa 2, cette traduction n'est pas opposable aux tiers. Ceux-ci peuvent néanmoins se prévaloir de la traduction rendue publique volontairement, sauf si la personne morale prouve que les tiers avaient connaissance de la version visée à l'alinéa 1er.
How to cite
Unofficial English translation by BCA EU, for information. Only the French and Dutch texts published in the Moniteur belge have legal force; both are equally authentic. Article headings are editorial; chapter and section headings are the law’s own. Text checked against the Justel consolidated French text updated to 2 April 2026 on ejustice.just.fgov.be on 30 October 2026. This page is not legal or tax advice.
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